A Gupy reduziu em 34% o tempo médio entre a criação e a assinatura de aditivos comerciais depois de reformular o processo contratual e integrar o Salesforce à plataforma de gestão de contratos netLex. O ciclo, que levava em média 38 dias, passou a ser concluído em 25 dias. No mesmo período, a parcela de documentos assinados sem qualquer alteração solicitada pelos clientes aumentou de 16% para 60%, segundo dados divulgados pelas empresas envolvidas no projeto.
A transformação foi além da adoção de uma nova ferramenta. Antes de automatizar o fluxo, a Gupy revisou a redação dos documentos, padronizou modelos, reorganizou responsabilidades internas e conectou o início do processo contratual à oportunidade registrada pelo time comercial. A mudança procurou eliminar tarefas manuais em uma rotina que acompanha vendas de novos módulos, reajustes, ampliações de escopo e outras alterações contratuais frequentes na relação com clientes.
Os indicadores mostram uma redução relevante do retrabalho. Antes da reformulação, 84% dos aditivos voltavam para algum tipo de ajuste. Depois da implantação do novo processo, essa proporção caiu para 40%, enquanto a participação dos documentos que chegam à assinatura sem modificações passou a ser 3,75 vezes maior. O projeto também reduziu o tempo médio de resposta da área jurídica, que, de acordo com o estudo de caso publicado pela netLex, caiu de 1,58 dia para 0,31 dia.
Mudança começou pela redação dos contratos
Um dos pontos centrais do projeto foi a revisão do próprio conteúdo contratual. Antes da mudança, os aditivos eram preparados individualmente e continham cláusulas consideradas longas e pouco objetivas, o que aumentava a probabilidade de questionamentos e pedidos de alteração durante a negociação. A empresa identificou que parte da demora não estava apenas na tramitação entre sistemas ou departamentos, mas também na forma como o documento era apresentado aos clientes.
A partir desse diagnóstico, a Gupy passou a trabalhar com cláusulas mais curtas, padronizadas e de leitura mais simples. A intenção foi reduzir ambiguidades e facilitar a compreensão antes mesmo de aplicar qualquer automação ao processo. Somente depois dessa revisão os aditivos passaram a ser estruturados em modelos dentro do netLex, utilizando informações já disponíveis no fluxo comercial para montar os documentos e diminuir a necessidade de inserção manual de dados.
A companhia também organizou o processo em etapas, cada uma delas associada a responsáveis e prazos definidos. Com isso, o aditivo deixou de ser tratado como uma sequência dispersa de atividades entre Comercial e Jurídico e passou a ser acompanhado como um fluxo único, desde a oportunidade de venda até a assinatura.
“Conseguimos transformar o caminho entre a oportunidade comercial e o contrato assinado em um fluxo único. O aditivo deixou de ser o ponto lento da venda. O resultado foi a redução do tempo e do retrabalho, além de uma mudança no papel do Jurídico, que passou a atuar de forma mais integrada ao crescimento do negócio”, afirma Gabriela Marquezi, gerente jurídica de Contratos e Legal Ops da Gupy.
Salesforce e netLex passaram a operar no mesmo fluxo
A conexão entre Salesforce e netLex foi uma das etapas utilizadas para reduzir as transferências manuais de informação. No modelo adotado, a necessidade de um aditivo pode surgir a partir de uma oportunidade registrada no CRM comercial. Os dados seguem então para a plataforma de gestão contratual, onde o documento é criado, passa pelas aprovações previstas e avança até a assinatura.
Antes da integração, informações já disponíveis no processo comercial precisavam ser transportadas manualmente para a etapa jurídica. Além de consumir tempo, esse tipo de procedimento aumenta a possibilidade de erros de preenchimento e cria dependência entre equipes para atividades que não necessariamente exigem análise jurídica.
Segundo o estudo de caso divulgado pela netLex, a criação de aditivos por meio da integração correspondia inicialmente a apenas 4,5% do volume mensal. Em poucos meses, essa participação teria alcançado 53,8%, quase 12 vezes o patamar inicial. No acumulado do período apresentado pela plataforma, 40,1% dos aditivos já teriam sido iniciados pelo fluxo conectado ao Salesforce.
Os indicadores são fornecidos pelas próprias empresas envolvidas no projeto e não foram acompanhados de auditoria independente divulgada publicamente. Ainda assim, permitem observar como a utilização efetiva da integração cresceu ao longo da implantação e deixou de representar apenas uma parcela residual dos documentos processados.
Redução de 13 dias afeta diretamente o processo comercial
A queda de 38 para 25 dias representa uma redução média de 13 dias entre a criação e a assinatura de cada aditivo. Embora o projeto tenha sido conduzido a partir de uma demanda de gestão contratual, esse intervalo está diretamente relacionado ao processo de vendas, já que os documentos formalizam condições comerciais previamente negociadas, como inclusão de novos produtos, reajustes e alterações de escopo.
Quando essa formalização se prolonga, a execução da própria negociação pode ser postergada. É nesse ponto que a gestão de contratos começa a se aproximar de áreas tradicionalmente associadas à eficiência comercial. Ferramentas classificadas como CLM, sigla para Contract Lifecycle Management, procuram justamente acompanhar o contrato desde a criação e negociação até assinatura, armazenamento e gestão das obrigações posteriores.
“Para uma empresa que lida com uma demanda constante por novos módulos, reajustes e mudanças de escopo, a velocidade desse processo tem impacto direto sobre o negócio”, afirma Flávio Ribeiro, CEO da netLex.
No caso da Gupy, a proposta foi reduzir a distância entre a negociação registrada no CRM e sua formalização jurídica. Em vez de o processo contratual começar somente quando o Comercial encaminha manualmente as condições fechadas, as informações passam a acompanhar o fluxo desde a origem.
Retrabalho caiu de 84% para 40%
A mudança mais expressiva proporcionalmente ocorreu na quantidade de documentos que precisavam retornar para revisão. Antes da reformulação, apenas 16% dos aditivos eram assinados sem qualquer modificação solicitada pelo cliente. Isso significa que 84 de cada 100 documentos, em média, entravam em pelo menos uma nova rodada de ajustes antes da assinatura.
Com a nova estrutura, 60% passaram a ser concluídos sem alteração e 40% continuaram exigindo alguma revisão. Em termos práticos, são 44 documentos adicionais em cada grupo de 100 que deixam de retornar para o ciclo de retrabalho. A incidência de aditivos que precisam de ajustes caiu, portanto, aproximadamente 52,4%.
Esse resultado ajuda a separar dois componentes distintos do ganho de eficiência. Automatizar a geração de um documento pode reduzir o tempo gasto na elaboração, mas tem efeito limitado se a maioria dos contratos continuar voltando para sucessivas negociações. Ao simplificar o conteúdo ao mesmo tempo em que automatizou a operação, a Gupy procurou atuar tanto na origem das objeções quanto no trabalho administrativo necessário para preparar cada documento.
Tempo de retorno do Jurídico caiu cerca de 80%
O tempo médio de resposta da área jurídica também recuou. Segundo os dados divulgados no estudo de caso, o SLA passou de 1,58 dia para 0,31 dia, redução aproximada de 80,4%. Convertidos em horas, os valores representam uma queda de cerca de 38 horas para pouco mais de sete horas.
O dado não significa que todas as questões jurídicas passaram a ser solucionadas nesse intervalo, nem que análises mais complexas foram eliminadas. Trata-se de uma média operacional dentro do processo acompanhado. O efeito da automação tende a ser mais relevante justamente nas tarefas repetitivas e nas situações já cobertas por regras, modelos e níveis de aprovação previamente definidos.
Com menos tempo gasto em preparação manual e circulação de documentos, a área jurídica pode concentrar atenção nos casos que realmente exigem negociação, interpretação de risco ou alteração das condições-padrão. Esse deslocamento está no centro da lógica de Legal Operations, que procura tratar o trabalho jurídico também sob a ótica de processos, indicadores e produtividade.
Integração não explica sozinha o ganho
Embora a ligação entre Salesforce e netLex apareça como uma das peças mais visíveis do projeto, os próprios dados apresentados pelas empresas indicam que o ganho de eficiência não pode ser atribuído somente à tecnologia. A transformação foi organizada em quatro frentes: simplificação das cláusulas, geração automatizada dos documentos, definição de um workflow com responsabilidades e prazos e integração do processo contratual ao CRM de vendas.
Cada uma dessas etapas ataca uma fonte diferente de atraso. A revisão do texto procura reduzir dúvidas e pedidos de mudança; a padronização diminui erros na elaboração; o workflow organiza a movimentação entre áreas; e a integração reduz tarefas manuais e duplicação de informações. O efeito final decorre da combinação dessas mudanças, e não apenas da substituição de uma ferramenta por outra.
Essa abordagem também altera o papel do Jurídico na relação com a área comercial. Em vez de aparecer apenas na etapa final, depois de uma venda praticamente concluída, a estrutura jurídica passa a fazer parte de um processo contínuo, acompanhado por métricas e integrado aos sistemas usados pelo negócio.
“Hoje o jurídico anda no ritmo do comercial e é reconhecido como parceiro. A mudança fez com que o fluxo deixasse de ser uma etapa de gargalo e passasse a viabilizar o negócio, especialmente nos períodos de maior volume comercial”, afirma Yudi Makibara, Head de Vendas da Gupy.
Caso mostra avanço de Legal Ops dentro das empresas
A experiência da Gupy também reflete uma transformação mais ampla nas estruturas de Legal Operations. Essas áreas deixaram de acompanhar somente questões de conteúdo jurídico e passaram a trabalhar com indicadores como tempo de ciclo, volume de contratos, cumprimento de SLA, percentual de alterações e integração entre sistemas corporativos.
Esse modelo aproxima a administração jurídica de práticas já comuns em operações comerciais, financeiras e de tecnologia, nas quais gargalos são identificados por meio de métricas e tratados com redesenho de processos. No caso da Gupy, a queda no tempo total veio acompanhada pela redução do retrabalho, aumento da quantidade de documentos processados pelo fluxo integrado e diminuição do tempo de retorno da equipe jurídica.
O case, contudo, não permite calcular o impacto financeiro direto da transformação. As empresas não divulgaram quanto foi investido na implantação, qual economia foi obtida com a redução do trabalho manual ou quanto da redução do ciclo se converteu efetivamente em antecipação de receita.
Também não é possível afirmar que os mesmos percentuais poderiam ser reproduzidos por outras organizações. Volume de documentos, complexidade das cláusulas, estrutura interna, perfil dos clientes e maturidade dos sistemas interferem diretamente no desempenho de projetos desse tipo.
O que os números permitem demonstrar é uma mudança operacional concreta no processo acompanhado pela Gupy. O tempo médio entre criação e assinatura caiu 13 dias, a maioria dos documentos deixou de exigir alterações dos clientes e o Jurídico passou a responder mais rapidamente dentro do fluxo. Mais do que automatizar um documento, o projeto reorganizou a forma como a informação comercial chega ao contrato e como esse contrato percorre a empresa até ser assinado.
